Cách thẩm định nhà cung cấp than gáo dừa tại Việt Nam
Điểm chính
- Thẩm định theo bốn giai đoạn: kiểm tra hồ sơ, lấy mẫu, bằng chứng tại nhà máy, container đầu tiên kèm kiểm định.
- Hãy yêu cầu chứng từ và ảnh chứng minh việc sản xuất, không chỉ một catalogue.
- Thử mẫu tại lab và trên bát, rồi biến chính thông số đó thành điều khoản hợp đồng.
- Tiếp tục thử nghiệm sau container đầu tiên. Lệch thông số thường xuất hiện muộn hơn.
Tìm một nhà máy than dừa tại Việt Nam không khó. Riêng Bến Tre đã có hàng chục nhà máy. Việc thực sự khó là tìm được nhà máy giữ đúng thông số của bạn ở container thứ mười, đóng gói gọn gàng, xếp hàng đúng hạn và trả lời email.
Danh mục này chia thẩm định thành bốn giai đoạn. Mỗi giai đoạn tốn thêm một chút thời gian hoặc tiền bạc so với giai đoạn trước, nên bạn loại sớm các ứng viên yếu và chỉ dồn công sức vào những ứng viên xứng đáng.
Giai đoạn 1: kiểm tra hồ sơ
Trước khi yêu cầu mẫu, hãy kiểm tra công ty có thật và thực sự sản xuất những gì họ bán.
| Hãy yêu cầu | Lý do |
|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh | Xác nhận pháp nhân và địa chỉ |
| Địa chỉ nhà máy và ảnh khu sản xuất | Phân biệt nhà sản xuất với văn phòng thương mại |
| Ảnh hoặc video dây chuyền sản xuất | Lò than, máy ép, máy sấy và khu đóng gói |
| Báo cáo lab gần đây trên một lô thành phẩm | Cho thấy các con số họ thực sự đạt được |
| Lịch sử xuất khẩu theo quốc gia | Cho thấy kinh nghiệm với chứng từ và hãng vận tải |
| Chủng loại và quy cách đóng gói họ sản xuất | Xác nhận phù hợp với sản phẩm của bạn |
| Công suất hàng tháng tính bằng container | Xác nhận họ đáp ứng được khối lượng của bạn |
Các công ty thương mại không mặc nhiên là vấn đề. Một số tạo thêm giá trị bằng cách pha trộn, đóng gói và xử lý xuất khẩu. Nhưng bạn nên biết mình đang nói chuyện với nhà sản xuất hay không, và ai kiểm soát chất lượng.
Một cuộc gọi ngắn hoặc chuyến tham quan qua video cho bạn biết rất nhiều. Hãy yêu cầu xem phòng sấy và nhà kho, không chỉ văn phòng.
Câu hỏi cho cuộc gọi đầu tiên
Một cuộc gọi 20 phút với quản lý xuất khẩu cho bạn biết nhà máy có hiểu người mua xuất khẩu hay không. Những câu hỏi hữu ích:
- Quý vị làm những chủng loại và hình dạng nào mỗi tuần, không chỉ khi có yêu cầu?
- Quý vị tự than hóa gáo hay mua gáo đã than hóa? Quý vị kiểm tra nó như thế nào?
- Quý vị dùng chất kết dính nào và theo tỷ lệ bao nhiêu?
- Khối than sấy bao lâu, và quý vị đo độ ẩm như thế nào?
- Những công ty kiểm định nào đã thử các container của quý vị?
- Quý vị có báo cáo thử tự nóng UN N.4 còn hiệu lực không?
- Những hãng vận tải nào đã nhận hàng của quý vị gần đây?
- Tháng trước quý vị xuất bao nhiêu container, và đến những quốc gia nào?
- Điều khoản thanh toán tiêu chuẩn của quý vị cho đơn hàng đầu tiên là gì?
Câu trả lời rõ ràng, cụ thể là dấu hiệu tốt. Câu trả lời mơ hồ hoặc “không vấn đề gì” cho mọi câu hỏi thì không.
Giai đoạn 2: lấy mẫu
Hãy yêu cầu mỗi nhà máy trong danh sách rút gọn gửi 1 đến 2 kg đúng sản phẩm bạn định mua, trong quy cách đóng gói bạn dự định dùng. Mẫu thường đến trong vòng 7 đến 10 ngày.
Khi mẫu đến:
- Gửi một phần đến lab. Thử carbon cố định, tro, độ ẩm và chất bay hơi, trên một cơ sở tính đã nêu.
- Thử trên bát hoặc bếp nướng. Dùng cùng một quy trình cho mọi nhà máy, cùng ngày, cùng một người thử.
- Kiểm tra bao bì. Độ bền hộp, chất lượng in, túi bên trong, ký hiệu thùng.
- Giữ lại một phần làm mẫu tham chiếu. Niêm phong và dán nhãn. Nó trở thành mẫu vật lý tham chiếu cho hợp đồng của bạn.
Hướng dẫn về thông số than shisha của chúng tôi có danh mục kiểm tra mẫu và quy trình đo thời gian cháy đơn giản.
Mẫu là thứ tốt nhất nhà máy có thể làm ra, không phải thứ họ làm trong một ngày trung bình. Hãy coi nó là mức trần, không phải mức trung bình.
Giai đoạn 3: bằng chứng tại nhà máy
Với một hoặc hai nhà máy có mẫu đạt, hãy xem kỹ hơn cách sản phẩm được làm ra. Một chuyến thăm là lý tưởng. Nếu không thể đi lại, hãy yêu cầu một buổi đi xem trực tiếp qua video hoặc ảnh có ghi ngày về các điểm dưới đây.
| Khu vực | Điều cần quan sát |
|---|---|
| Than đầu vào | Kho có mái che, thử nghiệm gáo đã than hóa nhập về |
| Nghiền và trộn | Bột đồng đều, chất kết dính được đong đo |
| Ép | Tình trạng máy, các viên đã cắt được đo bằng thước cặp |
| Sấy | Công suất lò hoặc phòng sấy, kiểm tra độ ẩm theo từng mẻ |
| Làm nguội | Thời gian giữa sấy và đóng gói |
| Đóng gói | Khu vực sạch, nhãn đúng, thùng carton chắc |
| Nhà kho | Khô ráo, có mái che, pallet kê cao khỏi sàn |
| Hồ sơ | Hồ sơ theo mẻ, kết quả lab, mẫu lưu |
Bài tổng quan của chúng tôi về cách sản xuất than gáo dừa ép viên giải thích vì sao từng điểm này quan trọng.
Giai đoạn 4: container đầu tiên
Đơn hàng đầu tiên là một phần của thẩm định. Hãy thiết lập sao cho các vấn đề được phát hiện trước khi container rời đi.
- Thông số trong hợp đồng. Mọi giá trị đều có giới hạn, cơ sở tính và phương pháp thử.
- Kiểm tra trước khi giao hàng. SGS, Intertek hoặc Bureau Veritas, do bạn chọn và trả phí, kèm chứng thư trước khi xếp hàng.
- Thanh toán gắn với chứng từ. Cơ cấu thường gặp là đặt cọc 30% và thanh toán phần còn lại khi có bản sao vận đơn.
- Điều khoản thay thế. Kết quả không đạt thông số nghĩa là thay hàng hoặc bồi hoàn phần bị ảnh hưởng.
- Ngày xếp hàng. Thống nhất bằng văn bản, kèm biện pháp xử lý nếu bị trễ.
- Báo cáo thử tự nóng. Để hãng vận tải chấp nhận hàng.
Sau đó hãy kiểm tra hàng khi đến nơi. Đếm các viên vỡ, cân các hộp và thử lại trên bát. So sánh với mẫu tham chiếu.
Dùng đánh giá của bên thứ ba
Nếu bạn không thể đến thăm và đơn hàng lớn, đánh giá nhà máy bởi bên thứ ba là một lựa chọn. Các công ty kiểm định cung cấp dịch vụ đánh giá kiểm tra khu sản xuất, thiết bị, quy trình, hồ sơ và điều kiện làm việc theo một danh mục kiểm tra. Báo cáo đánh giá không phải là sự đảm bảo chất lượng sản phẩm, nhưng xác nhận rằng nhà máy có thật, vận hành thiết bị như họ nói và lưu giữ hồ sơ.
Hãy thống nhất phạm vi đánh giá trước khi đặt. Với than dừa, những phần hữu ích là công suất sản xuất, kiểm soát sấy và độ ẩm, thiết bị lab hoặc đối tác lab, điều kiện nhà kho và khả năng truy xuất theo mẻ.
Lưu một hồ sơ nhà cung cấp
Với mỗi nhà máy bạn làm việc cùng, hãy giữ một hồ sơ gồm:
- Giấy tờ đăng ký và thông tin liên hệ.
- Mẫu đã duyệt, báo cáo lab và ghi chú thử trên bát.
- Thông số hợp đồng đã ký và các bản duyệt bao bì.
- Mọi chứng thư trước khi giao hàng và kiểm tra khi hàng đến.
- Khiếu nại, nguyên nhân và cách đã giải quyết.
Qua một năm, hồ sơ này cho thấy nhà máy ổn định, đang cải thiện hay đang đi xuống, và là cơ sở để thảo luận về giá và khối lượng.
Các dấu hiệu cảnh báo
| Dấu hiệu cảnh báo | Có thể có nghĩa là |
|---|---|
| Từ chối kiểm tra độc lập | Dự đoán lô hàng sẽ không đạt |
| Giá thấp hơn hẳn các nơi khác cho cùng thông số | Gáo rẻ hơn, phụ liệu, bao bì nhẹ hơn hoặc điều khoản khác |
| Không cho xem khu sấy | Sấy có thể bị làm vội hoặc thuê ngoài |
| Chỉ có catalogue, không có ảnh ghi ngày | Có thể là đơn vị bán lại không kiểm soát sản xuất |
| Khẳng định carbon cố định rất cao mà không có báo cáo | Con số tiếp thị, không phải kết quả thử nghiệm |
| Thúc ép trả trước 100% cho đơn hàng đầu tiên | Chuyển toàn bộ rủi ro sang bạn |
| Trả lời chậm hoặc mơ hồ trước khi có đơn hàng | Sẽ còn chậm hơn sau khi thanh toán |
Một dấu hiệu cảnh báo là một câu hỏi cần đặt ra. Hai hoặc ba dấu hiệu cùng lúc là lý do để chuyển sang nơi khác.
Bảng chấm điểm đơn giản
Hãy chấm mỗi ứng viên từ 1 đến 5 cho từng dòng và gán trọng số cho những dòng quan trọng nhất với bạn.
| Tiêu chí | Trọng số | Nhà máy A | Nhà máy B | Nhà máy C |
|---|---|---|---|---|
| Kết quả lab của mẫu so với thông số | 25% | |||
| Thử trên bát hoặc bếp nướng | 20% | |||
| Chất lượng bao bì | 10% | |||
| Bằng chứng sản xuất | 15% | |||
| Giá mỗi tấn tịnh, cùng điều khoản | 15% | |||
| Giao tiếp và chứng từ | 10% | |||
| Công suất cho khối lượng của bạn | 5% |
Giá có trong bảng nhưng không chi phối bảng. Một nhà máy đắt hơn một chút nhưng giữ đúng thông số thường tốn ít hơn qua một năm các container.
Sau container đầu tiên
Thẩm định không dừng lại khi mối quan hệ bắt đầu. Lệch thông số là chuyện thường gặp ở than dừa: một nhà máy có thể đạt các con số của mình trong ba container rồi tụt ở container thứ tư khi giá gáo tăng. Hãy duy trì thử nghiệm độc lập cho mọi container, giữ mẫu lưu và xem xét kết quả theo thời gian. Hãy chia sẻ kết quả với nhà máy; các nhà máy tốt dùng chúng để cải thiện.
Bỏ qua danh sách dài
Chúng tôi làm phần đầu của công việc này cho bạn. Hãy gửi một RFQ kèm thông số và chúng tôi giới thiệu tối đa 3 nhà máy Việt Nam sản xuất đúng chủng loại của bạn, có công suất và có thể chứng minh quy trình của mình. Sau đó bạn làm việc trực tiếp với họ về mẫu và các giai đoạn sau. Miễn phí cho người mua, phản hồi trong vòng 24 giờ làm việc. Gửi thông số của bạn hoặc đọc cẩm nang cho người mua.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể thăm một nhà máy than dừa ở Đồng bằng sông Cửu Long không?
Có. Bến Tre, Trà Vinh và Tiền Giang cách TP. Hồ Chí Minh vài giờ đường bộ. Hầu hết các nhà máy xuất khẩu đều chào đón chuyến thăm của một người mua nghiêm túc, tốt nhất là vào lúc đang sản xuất chứ không phải ngày vắng việc.
Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là gì?
Một nhà máy từ chối kiểm tra độc lập trước khi giao hàng, hoặc khăng khăng chỉ dùng lab của mình. Nhà máy trung thực mong đợi người mua tự kiểm tra.
Tôi nên so sánh bao nhiêu nhà máy?
Hai hoặc ba nhà máy thường là đủ. Nhiều hơn thì khó so sánh mẫu công bằng và làm chậm quyết định. Vì lý do này, dịch vụ kết nối của chúng tôi gửi mỗi RFQ cho tối đa 3 nhà máy.
Tôi có nên trả tiền cho mẫu không?
Than mẫu thường rẻ hoặc miễn phí. Cước chuyển phát 1 đến 2 kg đến châu Âu hoặc Trung Đông có thể đáng kể, và nhà máy thường đề nghị người mua trả hoặc trừ vào đơn hàng đầu tiên.