如何审核越南椰壳炭供应商
要点
- 分四个阶段审核：书面核查、样品、工厂实证、带检验的首柜。
- 索取能证明实际生产的文件和照片，而不只是产品目录。
- 用实验室和烟碗测试样品，再把同样的规格写成合同条款。
- 首柜之后仍要持续检测。规格走样通常出现在后面。
在越南找到一家椰壳炭工厂并不难，仅 Ben Tre 一地就有数十家。真正的功夫在于找到一家到第十个柜仍能守住您的规格、包装干净、按时装柜并且会回邮件的工厂。
这份清单把审核分为四个阶段。每个阶段比上一个阶段多花一点时间或金钱，这样您可以尽早淘汰较弱的候选者，只把精力花在值得的工厂上。
阶段 1：书面核查
在索取样品之前，先确认这家公司真实存在，并且确实生产它所销售的产品。
| 索取资料 | 目的 |
|---|---|
| 营业执照 | 确认法人实体和地址 |
| 工厂地址和厂区照片 | 区分生产商和贸易公司 |
| 生产线照片或视频 | 炭窑、压机、烘干设备和包装区 |
| 近期成品批次的实验室报告 | 显示工厂实际能达到的数值 |
| 按国家列出的出口记录 | 显示处理单据和承运人的经验 |
| 生产的等级和包装 | 确认与您的产品是否匹配 |
| 每月产能（集装箱数） | 确认能否满足您的订单量 |
贸易公司不一定就是问题。有些贸易公司通过混配、包装和办理出口创造价值。但您应该知道自己是在和生产商打交道，还是在和别人打交道，以及由谁控制质量。
一次简短的通话或视频参观能告诉您很多信息。请要求看烘房和仓库，而不只是办公室。
首次通话要问的问题
与出口经理通话 20 分钟，就能判断这家工厂是否了解出口采购商。有用的问题包括：
- 哪些等级和形状是你们每周都在生产的，而不只是按需生产？
- 你们自己炭化椰壳还是购买炭化椰壳？如何检测？
- 使用什么粘合剂，比例是多少？
- 方块炭烘干多久，如何测水分？
- 哪些检验机构检测过你们的集装箱？
- 你们有现行有效的 UN N.4 自热试验报告吗？
- 最近有哪些承运人接收过你们的货物？
- 上个月出了多少个柜，发往哪些国家？
- 首单的标准付款条件是什么？
回答清楚、具体是好迹象。回答含糊，或者对每个问题都说“没问题”，则不是。
阶段 2：样品
请每家入围工厂提供 1 至 2 kg 您确切要采购的产品，并使用您计划采用的包装。样品通常在 7 至 10 天内到达。
样品到货后：
- 一部分送实验室。 检测固定碳、灰分、水分和挥发分，并注明计算基准。
- 做烟碗或烤炉测试。 对每家工厂使用相同流程，在同一天、由同一个人测试。
- 检查包装。 盒子强度、印刷质量、内袋、箱唛。
- 留一部分作参考。 封存并贴上标签。它将成为您合同的实物参考样。
我们的水烟炭规格指南包含样品测试清单和简单的燃烧时间测试流程。
样品是工厂能做到的最好水平，而不是它平时的水平。请把它当作上限，而不是平均值。
阶段 3：工厂实证
对于样品通过的一到两家工厂，要更仔细地了解产品是怎么生产的。实地参观最理想。如果无法前往，请要求实时视频巡厂，或提供以下各点带日期的照片。
| 区域 | 关注点 |
|---|---|
| 进厂炭 | 有遮盖的仓储，对进厂炭化椰壳进行检测 |
| 粉碎和混合 | 粉末均匀，粘合剂计量 |
| 压制 | 设备状况，用卡尺测量切好的炭块 |
| 烘干 | 烘干炉或烘房产能，每批检测水分 |
| 冷却 | 烘干到包装之间的时间 |
| 包装 | 区域整洁，标签正确，纸箱强度 |
| 仓库 | 干燥、有遮盖、托盘离地 |
| 记录 | 批次记录、实验室结果、留样 |
我们关于椰壳机制炭如何生产的概述解释了这些环节为什么重要。
阶段 4：首柜
首单也是审核的一部分。请做好安排，让问题在集装箱离港前就被发现。
- 合同规格。 每项数值都写明限值、计算基准和测试方法。
- 装运前检验。 由您选择并付费的 SGS、Intertek 或 Bureau Veritas，装柜前出具证书。
- 付款与单据挂钩。 常见做法是 30% 定金，余款凭提单副本支付。
- 更换条款。 不符合规格时，对受影响部分予以更换或抵扣货款。
- 装船日期。 书面约定，并写明逾期时的补救措施。
- 自热试验报告。 以便承运人接收货物。
货到后再做检查。清点碎块、称量盒重，并再次做烟碗测试。与参考样品进行对比。
利用第三方验厂
如果您无法亲自前往而订单又较大，可以选择第三方验厂。检验机构提供按清单核查厂区、设备、流程、记录和工作条件的验厂服务。验厂报告并不能保证产品质量，但可以确认工厂真实存在、拥有其所称的设备并保存记录。
预订前请约定验厂范围。对椰壳炭而言，有用的部分是生产产能、烘干和水分控制、实验室设备或合作实验室、仓储条件以及批次可追溯性。
建立供应商档案
为每家合作工厂建立一份档案，包括：
- 注册文件和联系人。
- 确认样品、实验室报告和烟碗测试记录。
- 已签署的合同规格和包装确认。
- 每份装运前证书和到货检查结果。
- 投诉、原因及处理结果。
一年下来，这份档案能显示一家工厂是稳定、在进步还是在下滑，也是谈价格和订单量的依据。
危险信号
| 危险信号 | 可能意味着 |
|---|---|
| 拒绝独立检验 | 预计这批货不合格 |
| 相同规格下价格远低于其他家 | 更便宜的椰壳、填料、更轻的包装或不同的条件 |
| 无法展示烘干区 | 烘干可能仓促或外包 |
| 只有产品目录，没有带日期的照片 | 可能是无法控制生产的转卖商 |
| 声称固定碳很高却没有报告 | 是营销数字，而不是检测结果 |
| 首单坚持 100% 预付 | 把全部风险转移给您 |
| 下单前回复慢或含糊 | 付款后只会更慢 |
一个危险信号值得追问。两三个同时出现，就该另寻他家。
简单的评分表
对每位候选者的每一项按 1 至 5 分打分，并对您最看重的项目加权。
| 评估项 | 权重 | 工厂 A | 工厂 B | 工厂 C |
|---|---|---|---|---|
| 样品实验室结果与规格对比 | 25% | |||
| 烟碗或烤炉测试 | 20% | |||
| 包装质量 | 10% | |||
| 生产实证 | 15% | |||
| 相同条件下每净吨价格 | 15% | |||
| 沟通和单据 | 10% | |||
| 满足您订单量的产能 | 5% |
价格出现在表中，但并不占主导。一家价格略高但能守住规格的工厂，一年的集装箱下来通常花费更少。
首柜之后
合作开始后，审核并不会停止。椰壳炭的规格走样很常见：一家工厂可以连续三个柜达标，到第四个柜椰壳涨价时就出现下滑。请对每个柜都坚持独立检测，保留留样，并定期回顾结果。把结果分享给工厂；好的工厂会据此改进。
省去冗长的筛选
我们替您完成这项工作的第一部分。发送一份写明规格的询价单，我们会推荐最多 3 家生产您所需等级、具备产能并能提供工艺记录的越南工厂。之后的样品和各阶段由您直接进行。采购商免费使用，24个工作小时内回复。发送您的规格或阅读采购指南。
常见问题
我可以参观湄公河三角洲的椰壳炭工厂吗？
可以。Ben Tre、Tra Vinh 和 Tien Giang 距胡志明市只有几个小时车程。大多数出口工厂欢迎有诚意的采购商来访，最好选在生产期间，而不是停工的日子。
最大的危险信号是什么？
工厂拒绝独立的装运前检测，或坚持只用自己的实验室。诚信的工厂会预期采购商做检测。
我应该比较几家工厂？
通常两到三家就够了。再多的话，样品很难公平比较，也会拖慢决策。正因如此，我们的对接服务每份询价单最多只发给 3 家工厂。
样品需要付费吗？
样品炭本身通常很便宜或免费。但 1 至 2 kg 样品寄到欧洲或中东的快递费可能不低，工厂常会请采购商承担，或在首单中抵扣。